Archivio di Stato di Chieti

Modalità del servizio

Presso l'Archivio di Stato di Chieti vengono effettuate, su richiesta, ricerche per corrispondenza.

Il servizio è aperto a tutti gli utenti che ne facciano richiesta, previa compilazione dell'apposito modulo di richiesta (disponibile nella sezione modulistica).

Le richieste di ricerca per corrispondenza vanno inviate tramite posta elettronica ordinaria o PEC (posta elettronica certificata) e vengono evase entro 30 giorni dalla data di ricevimento della richiesta stessa.

Per usufruire del servizio è fondamentale che l'oggetto della ricerca sia ben definito e che la richiesta sia corredata da tutte le informazioni necessarie a circoscrivere quanto più possibile l'indagine nei fondi di pertinenza. In mancanza di questi dati le risposte saranno limitate alla segnalazione dei fondi e delle serie eventualmente utili per una ricerca diretta da parte dell'interessato. In ogni caso si consiglia di consultare preventivamente la sezione del patrimonio documentario e la Guida di Sala dell’Istituto.

In nessun caso i funzionari dell’Archivio di Stato potranno sostituirsi ai ricercatori, effettuando indagini di ampio respiro per loro conto.

 

Invio di riproduzioni digitali

È possibile richiedere l’invio per corrispondenza di riproduzioni digitali inviando una email all’indirizzo as-ch[at]cultura.gov.it secondo le modalità previste per la riproduzione con i mezzi dell'Istituto e le relative spese di rimborso dovute all'Archivio per il servizio.

Ricevuta la domanda, l’Istituto comunicherà al richiedente l’importo da pagare.

 

Richiesta di copia conforme degli atti

► Per uso personale e/o uso studio

Per ottenere copia della documentazione a uso personale e di studio occorre inviare una mail all’indirizzo as-ch[at]cultura.gov.it con oggetto: “Richiesta copia atto [Indicare fondo]” e allegare il relativo modulo di richiesta di copia autenticata in cui fornire tutte le indicazioni necessarie per individuare l'atto. N.B.: Le richieste incomplete di tali dati non verranno prese in carico.

• es.: Stato Civile – Chieti - Atto di nascita di Mario Rossi, nato il 16/12/1888
• es.: Stato Civile – Chieti - Atto di nascita di Mario Rossi, registro degli atti di nascita dell’anno 1888, atto n. 17
• es.: Distretto militare , Ruolo matricolare di Mario Rossi, nato a Chieti il 01/01/1900
• es.: Regia Udienza Provinciale di Chieti, b.335, fasc.10020
• es.: Prefettura, Opere in Cemento armato, edificio sito in [Comune], via, ditta [costruttrice o proprietà]
• es.: Prefettura, VII. Versamento, Gabinetto, b.1, fasc.3

Per una migliore compilazione del modulo si invita a consultare gli specifici strumenti di ricerca pubblicati nella sezione Patrimonio documentario e, laddove mancanti, alla Guida di Sala.

 

► Per uso amministrativo

È possibile richiedere copia conforme della documentazione conservata dall'Archivio per fini giuridico-amministrativi.

La copia conforme all’originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, sul quale viene aggiunta una dichiarazione formale da parte di un pubblico ufficiale, autorizzato per legge a tale funzione, che attesta la fedele corrispondenza della copia all’originale. In particolare, il pubblico ufficiale dichiara che la copia è identica all’originale e che fa fede alla pari di esso.

Per richiedere il rilascio di copia conforme all’originale per fini amministrativi è necessario compilare apposito modulo di domanda, completo di tutte le informazioni di cui si è in possesso, con allegata la scansione di un documento di identità in corso di validità. Nel caso in cui la richiesta venisse effettuata da parti terze per conto del richiedente, è obbligatorio allegare una delega.

La domanda va inviata in carta bollata (per approfondire consulta le FAQ) ad eccezione dei casi di esenzione da bollo previsti dalla legge.

Non saranno accolte le richieste compilate senza apposito modulo, con informazioni parziali o generiche, o inoltrate mediante posta ordinaria, prive di indirizzo mail o PEC a cui inoltrare la documentazione richiesta.

L'utente che richiede copie autenticate di documenti per fini giuridico-amministrativi deve osservare le seguenti regole:

• La domanda di richiesta deve essere redatta in carta bollata (euro 16,00) per ogni singolo documento, di cui deve essere indicata la esatta collocazione archivistica.
• Sulla copia del documento devono essere applicate marche da bollo (euro 16,00 cadauna), ai sensi della vigente normativa sul bollo, nella misura di n. 1 (una) marca da bollo ogni 4 (quattro) facciate normali (formato protocollo).
• Sarà cura dell'Istituto autenticare il documento fotocopiato o digitale, con l'indicazione del richiedente, degli estremi del documento riprodotto e ogni altra indicazione utile al riconoscimento del documento stesso.
• Restano salve le esenzioni in materia di imposta di bollo previste dalla tabella allegato B, annessa al D. P. R. n. 492 del 25 giugno 1953; in particolare sono esenti dal bollo le ricerche e copie di documenti a fini pensionistici (fogli matricolari).

 

► Come procedere e come acquistare le marche da bollo

Nel caso delle ricerche per corrispondenza, il cittadino deve procedere obbligatoriamente all’acquisto in formato digitale della marca da bollo necessaria, che deve essere associata in maniera univoca al modulo di richiesta di ricerca per corrispondenza.

L'utente deve perciò procedere in questo modo:

1. compilare il modulo di richiesta
2. accedere al portale @EBOLLO, che consente di ottenere l'emissione della marca da bollo virtuale, pagando tramite il sistema PagoPA del Ministero della Cultura con addebito su conto corrente, carta di credito o carta di debito 
3. allegare sul portale @EBOLLO il modulo di ricerca per corrispondenza compilato prima di procedere al pagamento della marca da bollo relativa
4. procedere al pagamento del numero di marche da bollo virtuali necessarie
5. inviare all'Archivio il modulo insieme alla ricevuta di pagamento tramite posta elettronica ordinaria o PEC (posta elettronica certificata).
6. ricevuta dall’Archivio una copia semplice del documento richiesto con l'indicazione del numero di marche da bollo necessarie per l'autentica, l'utente dovrà allegarla sul portale @EBOLLO e dovrà acquistare le marche da bollo virtuali richieste per l'autentica, utilizzando la stessa procedura utilizzata al punto 3.
7. l’utente dovrà rinviare all’Archivio tramite posta elettronica ordinaria o PEC (posta elettronica certificata) il documento associato alle marche da bollo acquistate
8. l'Archivio spedirà all'utente la copia autenticata del documento valida ai fini amministrativi.

 

Rilascio di copia conforme informatica di documento analogico

In virtù di quanto previsto dal D. Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale), art. 40 e dal D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di documento informatico / Produzione dei documenti digitali) recanti l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di produrre gli originali dei propri documenti in formato digitale, ed in ottemperanza alle indicazioni contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (par. 2.2 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) l’Archivio di Stato di Chieti rilascia copie conformi informatiche di documenti analogici.

Pagamento

Il rilascio della copia conforme in formato digitale avviene esclusivamente al titolare della richiesta o a un suo delegato, per i fini amministrativi dichiarati, entro 30 giorni dall'accettazione della richiesta, e previo pagamento per rimborso di spese di riproduzione. Il pagamento delle spese sostenute avviene mediante il portale di pagamento Portale per i pagamenti online del Ministero della Cultura.